En Ponteaclick somos especialistas en montaje de empresas desde cero y conseguir clientes desde antes de abrir. Montar una empresa no consiste únicamente en encontrar un local, hacer una reforma, comprar mobiliario y tal vez contratar trabajadores y luego de estos pasos levantar la persiana y funcionar. Muchas veces puede funcionar así, pero en todo caso puedes llamaranos y consultar las dudas que tengas y abrir tu mente para una gestión más eficiente en todos los aspectos. Una empresa puede estar perfectamente preparada a nivel físico y, sin embargo, comenzar su actividad sin clientes, sin visibilidad y sin sistemas adecuados para gestionar el trabajo. Por eso, el montaje de empresas debería plantearse como un proceso mucho más amplio, en el que la preparación comercial, digital, tecnológica y organizativa comienza mucho antes de la inauguración.
Es decir: no solamente te ayudamos a hacer todo para que te puedas centrar en tu actividad, sino que además te encontramos los clientes e incluso antes de abrir, como estamos haciendo ahora mismo con un gimnasio en Santander que ya antes de abrir tiene muchísimas preinscripciones (y más que van a tener).
Esperar a tener el negocio abierto para empezar a buscar clientes es uno de los errores más habituales de los nuevos empresarios. Cuando llega el día de apertura, debería existir ya una presencia digital trabajada, una estrategia de captación en marcha, una estructura informática preparada y un equipo que sepa utilizar correctamente las herramientas con las que va a trabajar. El objetivo es que la empresa no empiece desde cero el primer día, sino que llegue a la apertura con una base construida y con personas que ya conocen el proyecto.
Una de las grandes oportunidades que ofrece Internet es precisamente la posibilidad de comenzar a trabajar la demanda antes de que exista una actividad comercial plenamente consolidada. Una empresa que todavía está preparando sus instalaciones puede empezar a darse a conocer, explicar qué servicios va a ofrecer, presentar su proyecto y generar contactos de potenciales clientes. Esto puede aplicarse prácticamente a cualquier sector, desde un gimnasio o una clínica hasta una academia, un restaurante, una empresa de reformas, una asesoría o un comercio especializado.
Imaginemos, por ejemplo, un gimnasio que está reformando sus instalaciones. Tradicionalmente, el propietario podría limitarse a colocar un cartel anunciando la próxima apertura y esperar a que los primeros clientes aparezcan cuando las obras terminen. Sin embargo, existe otra posibilidad mucho más interesante: crear desde meses antes una presencia digital orientada a captar personas interesadas, explicar qué ofrecerá el centro, mostrar el avance del proyecto, trabajar búsquedas relacionadas con sus servicios y establecer canales para que los potenciales clientes puedan contactar. De esta manera, cuando llegue la apertura, el negocio no parte de cero.
El mismo planteamiento puede utilizarse en otros sectores. Una clínica puede comenzar a recibir solicitudes de información antes de terminar sus instalaciones. Una academia puede captar alumnos antes de iniciar las clases. Una empresa de servicios puede empezar a recibir peticiones de presupuesto mientras prepara su estructura. Un restaurante puede comenzar a generar interés antes de inaugurar el establecimiento. La estrategia concreta dependerá del negocio, pero el principio es siempre el mismo: no hay que esperar a abrir para empezar a construir una cartera de potenciales clientes.
En este punto adquiere especial importancia el posicionamiento web. Una página creada simplemente para decir quiénes somos, dónde estamos y qué teléfono tenemos puede resultar insuficiente. Si se quiere captar demanda desde Google, es necesario estudiar qué buscan los clientes, qué servicios tienen mayor potencial, qué zonas geográficas interesan y qué contenidos pueden responder realmente a esas búsquedas.
El posicionamiento web necesita tiempo. Una página no aparece automáticamente en las primeras posiciones de Google por el simple hecho de publicarla. Hay que trabajar la estructura, los contenidos, las páginas de servicios, las búsquedas locales y muchos otros elementos. Por eso tiene mucho sentido comenzar este trabajo durante la fase de montaje de la empresa. Cuanto antes se empiece a construir la visibilidad digital, más posibilidades habrá de llegar a la apertura con una presencia que ya esté generando visitas y contactos.
En este proceso puede intervenir una empresa especializada como Ponteaclick, encargándose de desarrollar una estrategia de posicionamiento y captación adaptada al nuevo negocio. El objetivo no debería ser simplemente conseguir que una web exista, sino conseguir que tenga posibilidades reales de aparecer cuando una persona esté buscando los productos o servicios que ofrece la empresa. Esto requiere planificación y una visión comercial del posicionamiento.
La página web tampoco debería considerarse un simple escaparate. Tiene que explicar con claridad qué hace la empresa, qué servicios ofrece, qué ventajas tiene, cómo puede contactar el cliente y por qué debería confiar en ella. Además, debe funcionar correctamente desde teléfonos móviles y facilitar que una persona que acaba de encontrar el negocio pueda dar el siguiente paso sin complicaciones.
Durante la etapa previa a la apertura, la web puede utilizarse incluso para recoger solicitudes de información, reservas, preinscripciones, presupuestos o datos de personas interesadas, dependiendo del modelo de negocio. Así, deja de ser una tarjeta de visita digital y se convierte en una herramienta comercial que empieza a trabajar antes incluso de que la empresa abra sus puertas.
Pero captar contactos es solamente una parte del proceso. También hay que saber gestionarlos. Si una persona escribe por WhatsApp, otra llama por teléfono, otra utiliza un formulario de la web y otra contacta mediante redes sociales, la información puede terminar dispersa en diferentes canales. Cuando aumenta el número de consultas, esta situación puede provocar pérdidas de oportunidades comerciales y hacer que el equipo pierda mucho tiempo intentando saber qué se ha hablado con cada cliente.
Por eso, el montaje de una empresa debería incluir también la planificación de los sistemas de gestión. Un CRM puede permitir registrar los contactos, conocer cuándo llegó cada solicitud, saber qué servicio interesa a cada persona, asignar tareas a los trabajadores y realizar un seguimiento de cada oportunidad comercial. No se trata de complicar la empresa con programas innecesarios, sino de conseguir que la información esté organizada y disponible para las personas que realmente la necesitan.
La informática debe plantearse exactamente de la misma manera. Una empresa nueva no necesita necesariamente decenas de programas diferentes. Necesita herramientas adecuadas para sus necesidades y correctamente configuradas. El correo electrónico, el almacenamiento de documentos, la gestión de clientes, la facturación, las agendas, las comunicaciones internas, las copias de seguridad y el resto de sistemas deberían responder a una estructura coherente.
El problema aparece cuando cada trabajador utiliza una herramienta diferente, los documentos se guardan en ordenadores personales, las contraseñas se comparten de cualquier manera o determinados procesos dependen exclusivamente de una persona. Una empresa bien montada debe permitir que el trabajo continúe aunque una persona concreta no esté disponible. La información debe estar organizada y los procedimientos deben ser suficientemente claros para que el equipo pueda trabajar de manera coordinada.
También es importante que la tecnología se adapte al negocio y no al revés. Las necesidades informáticas de una clínica no son las mismas que las de una empresa de reformas. Una asesoría necesita herramientas diferentes a las de un restaurante y una academia tiene procesos distintos a los de un comercio. Antes de contratar programas o comprar equipos, conviene analizar cómo funciona realmente la empresa y qué procesos necesitan ser gestionados.
Hay que saber qué información se necesita guardar, quién necesita acceder a ella, cómo se reciben los clientes, cómo se gestionan las citas, cómo se preparan presupuestos, cómo se realiza el seguimiento comercial, dónde se almacenan los documentos y cómo se realizan las copias de seguridad. Resolver estas cuestiones antes de comenzar la actividad permite evitar muchos problemas posteriores.
La formación del personal es otro elemento fundamental. Comprar un buen sistema informático no sirve de mucho si los trabajadores no saben utilizarlo. Instalar un programa, entregar las contraseñas y esperar que cada persona aprenda por su cuenta suele generar errores y hace que determinadas herramientas terminen utilizándose solo parcialmente.
Los trabajadores tienen que saber qué herramientas utilizan, para qué sirven y qué procedimiento deben seguir. Si existe un CRM, deben conocer qué información registrar después de una llamada y cuándo actualizar un contacto. Si existe almacenamiento compartido, debe existir un criterio para organizar los documentos. Si se utilizan herramientas de comunicación interna, el equipo debe saber para qué tipo de asuntos se utiliza cada canal.
La formación también permite que todos trabajen de una manera más homogénea. Esto resulta especialmente importante cuando una empresa empieza a crecer y se incorporan nuevos empleados. Si desde el principio existe una metodología clara, resulta mucho más sencillo enseñar a las nuevas incorporaciones cómo funciona la organización.
La automatización de determinados procesos también puede aportar un valor considerable. Un formulario de la web puede enviar automáticamente los datos de una persona interesada al sistema de gestión. Una solicitud puede generar una tarea para el departamento comercial. Una reserva puede quedar registrada automáticamente en una agenda. Un cliente puede recibir determinada información después de realizar una solicitud.
Esto no significa que haya que automatizar absolutamente todo. Una buena automatización es aquella que elimina tareas repetitivas y facilita el trabajo sin empeorar la experiencia del cliente. En muchos sectores, el contacto humano seguirá siendo fundamental. La tecnología debe encargarse de aquello que consume tiempo y aporta poco valor, permitiendo que los trabajadores se concentren en las tareas que requieren criterio, atención y trato personal.
La seguridad informática tampoco debería dejarse para después. Desde el primer día una empresa puede manejar datos personales de clientes, documentos internos, información económica, contraseñas y comunicaciones privadas. Es necesario establecer medidas básicas de seguridad, utilizar contraseñas adecuadas, controlar los permisos de acceso, mantener los dispositivos actualizados y disponer de copias de seguridad.
También hay que pensar en situaciones que muchas empresas nuevas olvidan. Por ejemplo, qué ocurre cuando un trabajador abandona la compañía, quién tiene acceso a determinados documentos o cómo se recupera la información si un ordenador deja de funcionar. La seguridad no consiste simplemente en instalar un antivirus. Es una cuestión organizativa que afecta a personas, dispositivos, programas y procedimientos.
La propia apertura del negocio puede convertirse en una campaña comercial. No tiene por qué ser simplemente una fecha en la que se abren las puertas y se espera a ver qué ocurre. Durante las semanas anteriores pueden publicarse contenidos sobre el proyecto, presentar los servicios, mostrar las instalaciones, explicar las novedades, presentar al equipo y resolver dudas de los futuros clientes.
También pueden habilitarse sistemas para que las personas interesadas dejen sus datos, soliciten información, reserven una plaza o se apunten a una actividad antes de la inauguración. De esta forma, la apertura deja de ser el punto de partida comercial y se convierte en la culminación de un trabajo que ya se ha desarrollado durante semanas o meses.
Además, esta fase previa puede proporcionar información muy valiosa. Si determinados servicios generan muchas consultas y otros apenas despiertan interés, la empresa puede utilizar esos datos para ajustar su estrategia. La comunicación comercial deja de basarse exclusivamente en suposiciones y empieza a apoyarse en la respuesta real del mercado.
La imagen de la empresa también debe construirse antes de abrir. La identidad visual, la página web, la forma de presentar los servicios, las comunicaciones y la presencia en Internet deben transmitir una imagen coherente. No es necesario convertir una pequeña empresa en una multinacional, pero sí conviene que el cliente perciba profesionalidad desde el primer contacto.
Cuando una persona encuentra un negocio en Internet antes de conocerlo físicamente, la página web puede convertirse en su primera impresión. Si la información está desordenada, la web funciona mal o no queda claro qué ofrece la empresa, existe el riesgo de perder esa oportunidad antes de que llegue a producirse una llamada o una visita.
Por eso, el montaje de empresas debe plantearse pensando también en los primeros meses de actividad. La estructura creada inicialmente tiene que poder crecer. El número de clientes aumentará, pueden incorporarse nuevos trabajadores, aparecerán nuevos procesos y probablemente será necesario incorporar herramientas adicionales.
La estrategia digital debe tener continuidad, porque el posicionamiento web no termina cuando se publica la primera página. Será necesario seguir trabajando contenidos, servicios, búsquedas y oportunidades comerciales. Del mismo modo, los sistemas informáticos tendrán que mantenerse actualizados y la formación deberá continuar cuando se incorporen nuevos trabajadores.
Todos estos elementos están relacionados. Una empresa puede conseguir muchos contactos gracias a su estrategia digital, pero si no dispone de un sistema adecuado para gestionarlos, perderá oportunidades. Puede comprar un programa excelente, pero si nadie sabe utilizarlo correctamente, no obtendrá todo su rendimiento. Puede tener una página web profesional, pero si no trabaja el posicionamiento, tendrá dificultades para conseguir tráfico. También puede invertir en publicidad y captar muchas solicitudes, pero si el equipo comercial no tiene un procedimiento para atenderlas, parte de esa inversión se desperdiciará.
Por eso, el montaje de una empresa debe entenderse como una preparación integral. No se trata solamente de acondicionar un espacio y comprar los equipos necesarios para comenzar a trabajar. Se trata de crear una estructura preparada para captar clientes, gestionar información, organizar al equipo y facilitar el crecimiento.
La ventaja de trabajar de esta manera es que el negocio puede llegar a su apertura con buena parte de los deberes hechos. La web ya puede estar funcionando, el posicionamiento puede llevar meses desarrollándose, los primeros potenciales clientes pueden haber dejado sus datos, los sistemas informáticos pueden estar configurados y los trabajadores pueden haber recibido formación sobre las herramientas que van a utilizar.
De esta manera, la empresa no empieza su actividad esperando a ver qué ocurre. Empieza con una estrategia comercial, digital y tecnológica detrás. Y esa diferencia puede ser especialmente importante durante los primeros meses, cuando todavía se está construyendo la cartera de clientes y cada oportunidad comercial puede tener un valor considerable.
Montar una empresa no consiste solamente en ponerla en funcionamiento. Consiste en crear las condiciones necesarias para que pueda funcionar correctamente, captar clientes, atenderlos, gestionar eficazmente la actividad y crecer con una estructura preparada para asumir ese crecimiento. Por eso, cuando se prepara un nuevo negocio, la pregunta no debería ser únicamente si estará listo para abrir, sino si estará listo para conseguir clientes, atenderlos y trabajar de forma eficiente desde el primer día.
